4 conseils pour former ses collaborateurs sans perdre (trop) de temps

Quand quelqu’un vient vous voir avec un problème, ne le résolvez pas pour lui. Accompagnez-le plutôt en lui demandant : “Quelles sont les causes de ce problème ? Quelles ressources avons-nous pour le régler ?”. Amenez-le à réfléchir pour qu’il essaie de le résoudre par lui-même. Cela renforcera son autonomie, et le valorisera. Apprenez lui à apprendre.

Si deux personnes viennent vous voir pour le même problème, profitez-en pour en parler lors du briefing ou de la réunion suivante. Et demandez à ces deux personnes d’exposer leur problème, ainsi que la solution retenue, face à leurs collègues. En faisant ainsi, vous anticipez certainement d’autres demandes du même type, sans compter qu’on apprend mieux quand on est formé par un pair plutôt que par un supérieur hiérarchique.

Faites animer vos réunions par vos collaborateurs à tour de rôle. Cela leur permettra de se rendre compte, tout d’abord, que ce n’est pas un exercice facile, et ils apprendront aussi à parler devant d’autres personnes. A la fin, faites un debriefing rapide avec l’animateur du jour, pour lui donner des feedbacks et des conseils sur sa façon d’animer. Donnez lui un objectif à atteindre pour la prochaine réunion qu’il animera (distribuer la parole de manière équitable, poser des questions au lieu de s’énerver…).

Faites un tableau des compétences. Sur la première ligne, écrivez les noms de vos collaborateurs. Sur la première colonne, les tâches principales assurées par votre service. Puis, à travers votre pratique et vos entretiens, déterminez qui sait faire quoi. Puis organisez, un fois par quinzaine par exemple, des sessions de formations entre collègues, de 2h maximum, en privilégiant d’abord les tâches qui ne sont assurées que par une seule personne dans le service, et en décomposant au besoin les objectifs de formation sur les tâches les plus complexes.